VII. ANUNCIOS Y OTROS
Instrucción de la Gerencia de 4 de abril de 2024, por la que se regulan las concesiones temporales de licencias de uso de espacios de la Universidad Internacional de Andalucía.
Desde su creación, la Universidad Internacional de Andalucía ha venido dotándose de los medios necesarios para el desarrollo de las funciones que le son propias como institución universitaria, en particular las referidas a las actividades académicas y culturales; así como de las instalaciones precisas para la gestión administrativa de esas actividades y, en general, para la atención de las necesidades de la comunidad universitaria. Siendo esa la finalidad esencial de la infraestructura y de los espacios con los que cuenta la universidad, una vez cubiertas satisfactoriamente las necesidades inherentes a la propia universidad, se contempla la posibilidad de que otros sectores de la sociedad aprovechen igualmente el uso y disfrute de esos lugares e instalaciones.
La presente instrucción regula el régimen de uso de espacios de la Universidad Internacional de Andalucía por otras instituciones. Las concesiones temporales de las licencias de uso estarán sujetas a las contraprestaciones económicas recogidas en los correspondientes presupuestos de la Universidad para el ejercicio en que estas se produzcan, permitiendo con ello sufragar los gastos que se pudieran ocasionar.
Es por ello por lo que esta Gerencia ACUERDA
Primero.- Objeto
La presente instrucción tiene como objeto regular la concesión temporal de licencias de uso para la utilización de espacios gestionados por la Universidad Internacional de Andalucía (en adelante UNIA), siempre que estas sean compatibles con:
1.- La naturaleza y los fines de la UNIA, que se encuentran señalados en sus Estatutos y en su Ley de Creación.
2.- Los valores plasmados en la Declaración Universal de Derechos Humanos.
3.- Los valores medioambientales.
4.- Los valores de pluralidad, solidaridad, igualdad y tolerancia.
5.- La legislación correspondiente al tipo de reuniones, actos, espectáculos y celebraciones de que se trate.
Segundo.- Ámbito de aplicación
La presente instrucción es de aplicación para todas las solicitudes recibidas para solicitar la cesión temporal de los espacios gestionados por la UNIA. Las solicitudes podrán realizarlas entidades, tanto públicas como privadas, así como particulares, para realizar actividades o servicios contemplados en el punto anterior, siempre que estas no afecten al normal desarrollo de sus propias actividades, que, en todo caso, tendrán prioridad sobre cualquier solicitud.
Tercero.- Solicitudes
Las solicitudes para la concesión temporal de licencias de uso de espacios de la UNIA deberán presentarse a través del enlace web por parte de las entidades interesadas. Se realizarán haciendo uso del enlace web habilitado a tal efecto, que se podrá encontrar en la página web de la universidad (https://www.unia.es/uso-de-instalaciones).
Con carácter general, será necesario que las peticiones hayan sido remitidas con una antelación mínima de 10 días hábiles previos a la realización de la actividad, salvo en casos extraordinarios debidamente justificados.
Una vez se reciba la solicitud, la persona responsable en cada sede comprobará la disponibilidad de las instalaciones e informará a la dirección de la misma sobre dicha solicitud, para que esta pueda valorar si se trata de una actividad de interés estratégico para la UNIA, o al menos alineada con su misión, visión y valores para que emita su valoración.
Si la valoración de la solicitud es positiva, se procederá a autorizar la concesión de la licencia de uso de los espacios solicitados; la autorización en ningún caso dará derecho de acceso a otros espacios de las sedes no especificados en la solicitud.
En caso contrario, se denegará la solicitud. Será la persona asignada en cada sede, la responsable de transmitir la respuesta al solicitante, una vez recibida la valoración por parte de la dirección de la sede. En todo caso, la autorización queda condicionada a lo dispuesto en el artículo 4.
En caso de duda sobre el desarrollo de las actividades solicitadas, la UNIA podrá solicitar una descripción detallada de la misma para conocer el alcance de las necesidades de esta. En cualquier caso, la autorización no implica la asunción por parte de la UNIA de la protección de las personas trabajadoras de la entidad solicitante que accedan para el desarrollo de los trabajos a las sedes de la UNIA, asumiendo ésta las responsabilidades que como entidad contratante le correspondan reglamentariamente hacia el personal que participe en sus actividades. Asimismo, la entidad solicitante responderá de cualquier daño efectuado por el uso de las infraestructuras y servicios puestos a su disposición, así como del pago de la tarifa correspondiente.
La entidad solicitante deberá facilitar los datos de facturación en el momento de realizar la solicitud de la concesión temporal de licencia de uso para agilizar el trámite de la emisión de la factura.
Cualquier requisito o necesidad adicional para la realización de la actividad deberá incluirse en la solicitud para su valoración.
Cuarto.- Revocación
La autorización concedida al solicitante podrá ser revocada por el órgano que la ha concedido, con carácter excepcional, por motivos justificados de seguridad o por necesidades generadas por una actividad o acto académico sobrevenido.
La revocación de la autorización a que se hace referencia en este párrafo no generará, en ningún caso, responsabilidad para la Universidad, ni dará derecho a ningún tipo de indemnización, más allá de la devolución de las tasas, en caso de haber sido abonadas.
Quinto.- Autorización
Una vez obtenida la autorización del órgano competente, la administración de la sede, en el caso de que las circunstancias o actividades lo requieran, organizará los servicios auxiliares de conserjería, limpieza y vigilancia.
Efectuadas las anteriores gestiones, la administración de la sede elaborará un presupuesto del importe a facturar, de acuerdo con las tarifas aprobadas en el Presupuesto anual de la UNIA, que remitirá al solicitante, con una antelación mínima de 6 días hábiles a la celebración de la actividad prevista, para su correspondiente aceptación.
En el presupuesto remitido se tendrán en cuenta las bonificaciones y reducciones que, en cada caso, puedan resultar aplicables con carácter previo, y siempre que estas cuenten con la autorización de la persona que ocupe el Rectorado de la Universidad.
Sexto.- Aceptación
Las entidades solicitantes deberán comunicar por escrito la aceptación de las condiciones de la concesión de licencia de uso y del presupuesto a la administración de la sede, según el modelo en vigor, con, al menos, 4 días hábiles de antelación a la fecha de la realización de las actividades. Dicha comunicación será requisito necesario para la realización de la actividad prevista.
En la aceptación figurará el compromiso de asumir cualquier gasto adicional motivado por los desperfectos que se pudieran ocasionar durante el desarrollo de la actividad o como consecuencia de esta, tanto en las propias instalaciones y su equipamiento, como en los medios técnicos suministrados, en su caso, por la UNIA.
Queda expresamente prohibida la utilización de las instalaciones por parte de entidades distintas a las que se ha autorizado, así como la celebración de actividades distintas a las autorizadas.
La no aceptación del solicitante, en el plazo establecido, del presupuesto y de las condiciones de uso, implicará la revocación de la autorización, lo cual se pondrá en conocimiento del solicitante y del órgano que autorizó la concesión de licencia de uso. En ningún caso dicha revocación dará lugar a indemnización a favor del solicitante.
Séptimo.- Facturación
El abono de la factura deberá efectuarse con una antelación mínima de 72 horas al comienzo de la actividad autorizada.
Cuando por causas no imputables al obligado al pago del precio público no se realice la actividad, procederá la devolución del importe que corresponda.
Cualquier uso no incluido en la solicitud inicial y que, excepcionalmente, sea autorizado durante la celebración de la actividad será facturado con posterioridad con un incremento sobre el precio incluido en los presupuestos del 10%.
En el caso de que la solicitante sea una administración pública, se podrá autorizar que la facturación se realice una vez que se hayan llevado a cabo las actividades previstas. En este caso, la UNIA remitirá la factura correspondiente una vez haya concluido la actividad en un plazo máximo de 10 días hábiles.
En la factura se indicará la actividad desarrollada, el organismo que lo solicita, las infraestructuras a utilizar y las tarifas a abonar.
Si el uso de las instalaciones incluye el uso de la residencia este servicio será abonado, junto con el resto de conceptos, de forma íntegra por el solicitante, en ningún caso se admitirá el abono de forma individual.
La factura incluirá el tipo general vigente del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Octavo.- Tarifas
Las tarifas ordinarias aplicables serán las aprobadas por el Patronato de la UNIA en el presupuesto anual y en vigor en el momento de celebración de la actividad.
En el caso de que se apliquen reducciones en las tarifas ordinarias, la entidad solicitante deberá incluir a la UNIA entre las entidades colaboradoras en la publicidad de la actividad, salvo en el caso de que se acuerde previamente otro tratamiento o medie un convenio.
Las actividades a realizar los festivos o fines de semana llevarán un incremento de la tarifa aprobada de una 15%.
La concesión temporal de licencia de uso de espacios no será objeto de exención total ni parcial si las actividades a desarrollar se realizan en fin de semana o en festivos.
La utilización de las residencias universitarias no serás objeto de ningún tipo de reducción en las tarifas, salvo que se encuentre incluido en un convenio o acuerdo con la entidad peticionaria.
Noveno.- Fianza
La Dirección de la Sede podrá establecer el depósito de una fianza equivalente al 50% del presupuesto al aceptar las condiciones de uso y el presupuesto en la cuenta indicada por la UNIA. Esta fianza cubriría cualquier desperfecto ocasionado durante la celebración de la actividad y sería devuelta parcialmente, en caso de desperfectos, o completa en un plazo máximo de 10 días hábiles tras la conclusión de esta.
La obligatoriedad de depositar esta fianza se advertirá por parte de la administración de sede en el momento de trasladar el presupuesto. Excepcionalmente estará eximida esta obligatoriedad en el caso de que la entidad solicitante sea una administración pública.
Décimo.- Convenios y Acuerdos
En el caso de que existan en vigor convenios o acuerdos con las entidades peticionarias en los que se contengan cláusulas específicas en materia de concesión temporal de licencia de uso de espacios, se estará a lo dispuesto en dichas cláusulas. En caso contrario, se aplicará íntegramente lo dispuesto en esta instrucción.
En caso de actividades alineadas con las líneas estratégicas de la UNIA, se podrán igualmente establecer condiciones especiales para el uso de las instalaciones, con el visto bueno del rectorado y con la autorización de la gerencia.
Décimo primero.- Protección de edificios de Bien de Interés Cultural.
Entre los espacios gestionados por la UNIA existen edificios especialmente protegidos por su condición de Bien de Interés Cultural (BIC) que requieren un tratamiento especial. Siendo obligatorio por parte de la entidad solicitante cumplir con toda la normativa de protección relacionada y, en particular:
Queda prohibido pegar o colgar cualquier tipo de elemento publicitario o similar en las fachadas, ventanas, escaleras o cualquier otro elemento fijo de los edificios.
Cualquier tipo de cartelería, stand o similar debe utilizar elementos móviles para su instalación.
No se podrá acceder a espacios no autorizados, respetando las limitaciones existentes.
Décimo segundo.- Obligaciones
Durante la celebración de la actividad será obligatorio cumplir con el resto de las normativas de la UNIA en vigor en el momento de la celebración (Normas de convivencia, Reglamento de residencia, etc.).
En cualquier caso, están obligados a cumplir las disposiciones contenidas en la presente normativa, las normas, instrucciones e indicaciones que respecto al uso de las instalaciones hubiera aprobado o dicte la Universidad y en particular las siguientes:
A no utilizar, en ningún caso, los espacios de la universidad para servicios de restauración, salvo los espacios específicamente destinados para ello.
A no modificar ni tapar de forma parcial o total, en ningún caso, los logos, instrucciones, carteles o similar existentes en las instalaciones de la UNIA que se encuentren visibles en las instalaciones.
A no realizar en el uso de las instalaciones ningún tipo de publicidad mercantil de terceros, salvo autorización expresa.
A respetar los horarios establecidos para el uso de instalaciones, tanto a la entrada como a la salida, para facilitar la organización de los servicios. Cualquier modificación sobre estos se deberá solicitar con suficiente antelación y ser autorizada por la dirección de la sede para su correcta coordinación y facturación.
A permitir el seguimiento e inspección por parte del personal de la UNIA mediante el acceso a las instalaciones cedidas.
A no utilizar la conexión de red por cable en equipos que no pertenezcan a la UNIA. En el caso de la conexión por wifi, a respetar las normas de seguridad establecidas.
Cualquier indicación que reciba por parte del personal de la UNIA.
Décimo tercero.- Responsabilidad civil
El cesionario o cesionaria será responsable directo de los daños o perjuicios ocasionados a terceros, tanto a personas como a bienes, en las instalaciones cedidas y que sean causados por el mismo, sus miembros o representantes y el personal a su servicio, así como subsidiariamente de los ocasionados por las personas usuarias de las instalaciones durante el periodo de cesión.
En la autorización de uso, la UNIA podrá determinar la obligación de tener concertada una póliza de seguros que cubra la responsabilidad civil y los posibles daños ocasionados a las instalaciones. El acuerdo de cesión o autorización de uso establecerá el valor mínimo que deberá asegurar esta póliza, en función del uso, número de personas previsto, valor de las instalaciones y otros factores objetivos.
En tal caso, se deberá acreditar el pago de la póliza de seguro, pudiendo requerir la Universidad una copia de la documentación acreditativa en cualquier momento.
En Sevilla a la fecha de firma.
Fdo. Ana Belén Madera Molano Gerente