I. DISPOSICIONES Y ACUERDOS 

I.5. Otros

Instrucción de la Gerencia por la que se aprueban las normas de gestión de los contratos menores en el ámbito de la Universidad Internacional de Andalucía, dejando sin efecto las anteriores.

ANTECEDENTES

Primero.- Situación previa y justificación de la presente Instrucción

El 5 de abril de 2018 la Gerencia de la Universidad Internacional de Andalucía dictó Instrucción sobre el procedimiento de tramitación de contratos menores y gastos, que fue modificada por la Instrucción de 5 de febrero de 2019.

Posteriormente a este devenir normativo, se han producido, no solo la modificación del artículo 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 (en adelante LCSP) por la disposición final 1.1 del Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, sino también la aparición de nuevos informes y pronunciamientos de las Juntas Consultivas de Contratación Administrativa y de los Órganos reguladores en esta materia, que justifican no solo la necesidad, sino también el interés general de la aprobación de una nueva instrucción.

Segundo. Marco normativo de los contratos menores y principios generales de su regulación

El marco normativo de los contratos menores viene marcado por tres principios fundamentales.

El primero, relacionado con expedientes de contratación, es el artículo 118 de la LCSP. De acuerdo con el mismo:

 “Artículo 118. Expediente de contratación en contratos menores. 

1. Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 229 en relación con las obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal.

2. En los contratos menores la tramitación del expediente exigirá la emisión de un informe del órgano de contratación justificando de manera motivada la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos en el apartado anterior.

3. Asimismo, se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, que deberá reunir los requisitos que las normas de desarrollo de esta Ley establezcan.

4. En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando sea requerido por las disposiciones vigentes. Deberá igualmente solicitarse el informe de las oficinas o unidades de supervisión a que se refiere el artículo 235 cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.

5. Lo dispuesto en el apartado 2º de este artículo no será de aplicación en aquellos contratos cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar para realizar pagos menores, siempre y cuando el valor estimado del contrato no exceda de 5.000 euros.

6. Los contratos menores se publicarán en la forma prevista en el artículo 63.4."

No obstante, igualmente fundamental es lo establecido en el artículo 29.8 LCSP que, modificando la regulación general, establece que:

“Los contratos menores definidos en el apartado primero del artículo 118 no podrán tener una duración superior a un año ni ser objeto de prórroga.”

Finalmente, este régimen general se cierra con el artículo 131.3 LCSP de acuerdo con el cual:

“Los contratos menores podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación, cumpliendo con las normas establecidas en el artículo 118”.

Junto a las anteriores, y en razón de la peculiar naturaleza de la Universidad Internacional de Andalucía, en adelante la UNIA, debe destacarse como la Disposición adicional (DA) quincuagésima cuarta de la LCSP, relativa al Régimen aplicable a los contratos celebrados por los agentes públicos del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, señala:

“Atendiendo a la singular naturaleza de su actividad, como excepción al límite previsto en el artículo 118 de esta Ley, tendrán en todo caso la consideración de contratos menores los contratos de suministro o de servicios de valor estimado inferior o igual a 50.000 euros que se celebren por los agentes públicos del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, siempre que no vayan destinados a servicios generales y de infraestructura del órgano de contratación.

A estos efectos, se entienden comprendidos entre los agentes públicos del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, en los términos establecidos en la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, las Universidades públicas, los organismos públicos de investigación, fundaciones, consorcios y demás agentes de ejecución de la Administración General del Estado, los organismos y entidades de investigación similares a los anteriores dependientes de otras Administraciones Públicas, las Fundaciones de Investigación Biomédica, y los centros, instituciones y consorcios del Sistema Nacional de Salud.

En los contratos menores que se celebren por los agentes públicos del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, la tramitación del expediente exigirá la emisión de un informe del órgano de contratación justificando de manera motivada la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales aplicables a los mismos.

Lo dispuesto en el párrafo anterior no será de aplicación en aquellos contratos cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar para realizar pagos menores, siempre y cuando el valor estimado del contrato no exceda de 5.000 euros”.

Finalmente, debe llamarse la atención que la DA 9.1 LCSP, intitulada “Normas especiales para la contratación del acceso a bases de datos y la suscripción a publicaciones”, establece expresamente que:

“La suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, y en la medida en que resulten imprescindibles, la contratación de los servicios necesarios para la suscripción o la contratación citadas anteriormente, podrán efectuarse, cualquiera que sea su cuantía siempre que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada, de acuerdo con las normas establecidas en esta Ley para los contratos menores y con sujeción a las condiciones generales que apliquen los proveedores, incluyendo las referidas a las fórmulas de pago. El abono del precio, en estos casos, se hará en la forma prevista en las condiciones que rijan estos contratos, siendo admisible el pago con anterioridad a la entrega o realización de la prestación, siempre que ello responda a los usos habituales del mercado.”

Tercero.- Procedimiento previo a su aprobación y cumplimiento de los principios legales de buena regulación 

Para la elaboración de estas Instrucciones el Área Económica de la UNIA ha recabado el informe previo de la Secretaría General de la UNIA y realizado consultas informales con el resto de centros o cargos interesados. Igualmente se ha informado al Consejo de Gobierno de la UNIA.

La aprobación de esta norma cumple además con los principios de buena regulación contemplados en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas. En primer lugar, ya que existe una razón de interés general para la misma, centrada en la necesidad de actualizar todo este marco normativo. Y, en segundo lugar, al estar basada en una identificación clara de los fines perseguidos, buscando no solo la eficacia de la actuación administrativa sino también garantizar la seguridad jurídica mediante la creación de un marco normativo estable, predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilite su conocimiento y comprensión y, en consecuencia, la adecuada actuación y toma de decisiones en este ámbito.

Por todo ello, y en ejercicio de las funciones atribuidas a esta Gerencia por el artículo 39 de los Estatutos de la UNIA, aprobados por Decreto 236/2011, de 12 de julio, acuerda aprobar la presente Instrucción para regular el procedimiento de la contratación menor en la UNIA.

INSTRUCCIONES

PRIMERA: OBJETO DE ESTA INSTRUCCIÓN. INCLUSIONES Y EXCLUSIONES.

La presente Instrucción tiene como objeto la regulación de la tramitación administrativa en todos y cada uno de los centros de gasto de la UNIA de los contratos menores tal como son definidos de acuerdo con lo establecido en los artículos 118 y 29.8 LCSP.

A estos efectos se consideran contratos menores aquellos mediante los que se pretenda cubrir necesidades

• no recurrentes anualmente (esto es, que no cubren necesidades que se reiteran en más de una anualidad)

• y cuyo valor estimado^[1]:

  • sea inferior a 40.000 € en los contratos de obras

  • sea inferior a 15.000 € en los de suministros y servicios.

• No obstante, y de forma motivada, excepcional y restrictiva, también podrán considerarse menores los contratos de suministros o servicios de valor estimado inferior o igual a 50.000 € que se celebren por la Universidad Internacional de Andalucía, como agente público del Sistema Español de Ciencia, Tecnología e Innovación, siempre que no vayan destinados a servicios generales y de infraestructura del órgano de contratación^[2] y estén dirigidos directa y exclusivamente a la realización de un proyecto o de una actividad de investigación, científica o técnica que sea característica del órgano en cuestión conforme a lo establecido en su normativa reguladora.

• Igualmente la suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, y en la medida en que resulten imprescindibles, la contratación de los servicios necesarios para la suscripción o la contratación citadas anteriormente, podrán efectuarse, cualquiera que sea su cuantía siempre que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada, de acuerdo con las normas establecidas en esta Ley para los contratos menores y con sujeción a las condiciones generales que apliquen los proveedores, incluyendo las referidas a las fórmulas de pago.

No estarán sujetos a esta instrucción:

• Los encargos que correspondan a contratos basados en Acuerdos Marco, que seguirán el procedimiento que éstos dispongan.

• La contratación de conferenciantes, formadores, ponentes, etc., siempre y cuando sean personas físicas, en cuyo caso bastará el nombramiento o designación correspondiente (encargo docente).

• Cuotas de asociaciones, colegios profesionales y sociedades científicas amparadas en acuerdos o compromisos de adhesión.

• Los pagos realizados en virtud de convenios debidamente suscritos por la UNIA, así como los contratos de patrocinio que se regirán por los procedimientos establecidos por Gerencia.

SEGUNDA.- PRINCIPIOS DE REGULACIÓN. CONFIGURACIÓN RESTRICTIVA DEL CONTRATO MENOR EN EL MARCO DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA UNIA.

La UNIA asume como principio general que la actual normativa apuesta por la limitación y el control de la contratación directa, sometiendo por tanto los contratos menores a nuevas y mayores restricciones con relación a la normativa precedente.

Por todo ello, y como regla general, los diferentes Centros de Gasto de la UNIA acudirán a los procedimientos públicos de licitación en los supuestos de adquisición de bienes y servicios necesarios y no puntuales, recurrentes en sucesivos años.

Por tanto, solo podrá acudirse al procedimiento de contratos menores para aquellas necesidades que, además de no superar la cuantía antes señalada, no sean recurrentes en el tiempo.

A tal fin, la UNIA, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 28 de la LCSP, programará su actividad de contratación pública a desarrollar en el ejercicio presupuestario o en períodos plurianuales, para dar a conocer, mediante anuncios de información previa, las características de los contratos que tenga previsto realizar en los citados períodos. A estos efectos, desde la Gerencia se solicitará anualmente a los Responsables de los diferentes Centros de Gasto la información correspondiente sobre los contratos previstos.

TERCERA: UNIDADES DE GASTO.

Tendrán la consideración de Centros de Gasto en el ámbito de la gestión de los contratos menores de la UNIA, aquellas estructuras que cuentan con financiación específica según lo aprobado en el documento de Presupuesto anual de la Universidad y, en concreto, en las normas de ejecución presupuestaria en el artículo correspondiente a la clasificación orgánica.

Asimismo, tendrán la consideración de Centros de Gasto las dotaciones diferenciadas para la organización de eventos culturales, actividades formativas y/o divulgativas siempre y cuando, en este último caso, la dotación de los respectivos créditos dependa de las cuotas de inscripción/participación y/o subvenciones y los créditos presupuestarios se encuentren afectados a la correspondiente actividad.

CUARTA: PROCEDIMIENTO GENERAL EN LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN MENOR.

A fin de garantizar el cumplimiento de la regulación legal, la concurrencia entre empresas licitadoras y la transparencia del procedimiento, la celebración de contratos menores, dentro de los límites fijados, se sujetará a las siguientes prescripciones:

1. El procedimiento se iniciará mediante la preparación por parte del Centro de Gasto del correspondiente expediente que incluirá:

   1. Informe motivado del Responsable del Centro de Gasto en el que se justificará tanto:

      • El objeto y tipo de contrato, con especificación de las condiciones, especialmente de calidad, de las obras o servicios que serán objeto de contratación.

      • La necesidad del contrato.

      • La elección del procedimiento justificando la imposibilidad o inadecuación de acudir a los procedimientos generales de licitación; por ejemplo, ante la dificultad de planificar la ejecución de gastos de tipo finalista (supuestos en que las bases de las convocatorias establecidas por los Organismos concedentes de los fondos y/o la limitación en los plazos de justificación impiden la citada planificación) o por su carácter puntual y no recurrente unida a su escasa cuantía.

      • Ausencia de fraccionamiento: Igualmente en el citado informe deberá acreditarse que la prestación no es objeto de fraccionamiento a fin de evitar acudir a procedimientos de licitación pública.

Se considerará que las prestaciones demandadas incurren en fraccionamiento cuando entre ellas exista una necesaria unidad funcional u operativa, es decir, la existencia de un vínculo operativo de modo tal que resulten inseparables para el logro de una misma finalidad, o cuando sean imprescindibles para el correcto funcionamiento de aquello que se pretende conseguir mediante dicha contratación, o pretendan adjudicarse de forma sucesiva si sus prestaciones son cualitativamente iguales o sustancialmente coincidentes^[3].

• Lucha contra la corrupción y prevención de los conflictos de intereses: se unirá al expediente una declaración del conocimiento de la normativa sobre la política de prevención de conflictos de intereses conforme al artículo 64 LCSP.

• Duración inferior a doce meses: conforme al artículo 29.8 de la LCSP los contratos menores definidos en el artículo 118 no podrán tener una duración superior a un año ni ser objeto de prórroga^[4].

1. Junto con la documentación antes indicada se acreditará en el expediente, como regla general, la solicitud de, al menos, tres ofertas y, en su caso, las propuestas recibidas, sea cual sea su número.

De no ser posible lo anterior, deberá incorporarse al expediente la justificación motivada de tal extremo.

En todo caso, estas Instrucciones comparten y hacen suya la Instrucción 1/2019, de 28 de febrero, de la OIRESCON^[5] y su nota aclaratoria de acuerdo con la cual:

• Si las empresas a las que se les hubiera solicitado presupuesto declinasen la oferta o no respondiesen al requerimiento del órgano de contratación, no será necesario solicitar más presupuestos.

• La referencia a la solicitud de tres presupuestos que se indica en la Instrucción, ha de interpretarse en el sentido de que la misma satisface el principio de competencia; siendo siempre posible justificar motivadamente la no procedencia de tal petición de ofertas cuando dicho trámite no contribuya al fomento del principio de competencia, o bien, dificulte, impida o suponga un obstáculo para cubrir de forma inmediata las necesidades que en cada caso motiven el contrato menor.

• En todo caso, la solicitud de tres ofertas se entenderá cumplida con la publicidad de la licitación, si así lo decide el órgano de contratación, pues, en tales supuestos, ya quedaría garantizada la competencia.

  1. Se dejará constancia de los motivos que sustentan la adjudicación del contrato a la oferta elegida. Se recomienda que, para evitar complejidades, el sistema de adjudicación se base, como regla general, en la proposición económica más ventajosa para la UNIA.

Se recomienda encarecidamente que las solicitudes de presupuestos incorporen expresamente las exigencias de calidad del objeto o servicio que permitan la elección solo en términos de coste.

2. La tramitación de la solicitud quedará condicionada a la comprobación por el gestor (área económica) de la existencia de crédito suficiente y la posterior fiscalización favorable por la Unidad de Control Interno de la UNIA, conforme al procedimiento interno que sea aprobado por la Gerencia.

3. Superados ambos controles se redactará la Resolución de aprobación y adjudicación del contrato que será firmada por el Rector, o la persona en quien delegue, y comunicada a la persona adjudicataria con los datos pertinentes a efectos de identificar la correspondiente factura.

4. Recibida/s la/s factura/s se solicitará la conformidad de la persona responsable del contrato antes de su cierre.

SEXTA: PROCEDIMIENTOS ESPECIALES. SISTEMA DE CAJA FIJA Y SUSCRIPCIÓN DE REVISTAS Y ACCESO A BASES DE DATOS.

Cundo se trate Gastos de pequeña cuantía (valor estimado igual o inferior, como regla general, a 1.500 €) y que se tramiten mediante el sistema de Caja Fija, solamente será necesaria la factura acompañada por una memoria justificativa del gasto firmada por el responsable del Centro de Gasto^[6].

En concreto se consideran gastos susceptibles de tramitarse por este sistema de Caja Fija los siguientes:

• Dietas e indemnizaciones por razón de servicios.

• Gastos de locomoción, restaurantes, tintorería y parkings.

• Gastos de conservación, mantenimiento y reparación urgentes.

• Inscripciones a cursos, congresos, seminarios y similares.

• Tasas, tributos y multas.

• Seguros de vehículos y combustible.

• Alquiler de espacios.

• Prensa y revistas.

• Productos alimenticios y farmacéuticos.

• Otros previamente autorizados por la Gerencia.

Por su parte, la suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, y en la medida en que resulten imprescindibles, la contratación de los servicios necesarios para la suscripción o la contratación citadas anteriormente, podrán efectuarse, cualquiera que sea su cuantía siempre que no tengan el carácter de contratos sujetos a regulación armonizada, de acuerdo con las normas establecidas en esta Ley para los contratos menores y con sujeción a las condiciones generales que apliquen los proveedores, incluyendo las referidas a las fórmulas de pago (Disposición Adicional novena de la LCSP).

SÉPTIMA: DE LAS POSIBLES EXIGENCIAS DE RESPONSABILIDAD.

De conformidad con lo dispuesto en la disposición adicional vigésima octava de la LCSP, la infracción o aplicación indebida de los preceptos relativos a la contratación pública dará lugar a la exigencia de responsabilidad disciplinaria conforme a la normativa específica en la materia.

OCTAVA: PUBLICIDAD.

La información relativa a los contratos menores suscritos por la UNIA será objeto de publicación en el perfil del contratante, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63.4 LCSP. Por tanto, trimestralmente estos contratos deberán ser publicados en el Perfil del Contratante indicando, al menos, su objeto, duración, el importe de adjudicación (incluido el IVA), y la identidad del adjudicatario. De igual forma, deberán figurar en el Registro de Contratos del Sector Público. No obstante, ambos mecanismos de publicidad desaparecen en aquellos contratos menores en los que la Administración recurra a los anticipos de caja fija.

Además, se remitirá a la Cámara de Cuentas una relación de los contratos menores, excepto aquellos que se satisfagan a través del sistema de anticipo de caja fija, donde se consignará la identidad de la adjudicataria, el objeto del contrato y su cuantía.

DISPOSICIÓN FINAL.

Esta Instrucción entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad Internacional de Andalucía (BOUNIA).

Queda sin efecto la Instrucción de la Gerencia de la UNIA relativa a la tramitación de los contratos menores de 5 de abril de 2018 y su modificación de 5 de febrero de 2019.

^[1] Valor estimado: importe de la contraprestación sin incluir el IVA - Art. 101.1.a) LCSP-.

^[2] Se trata de un supuesto excepcional y restrictivo que ha sido interpretado por la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado. Por tal razón, esta excepción no puede ser aplicada, en ningún caso, cuando se trate de prestaciones que contribuyan a la realización de actividades del órgano relativas a su funcionamiento interno, por ser éstas comunes y generales a la gestión de cualquier entidad pública, y no a su labor de I+D+I.

^[3] Informes JCCE 41/2017, 42/2017 y 5/2018, así como IGAE de 19 de marzo de 2019.

^[4] No obstante, es posible al menos plantear que la contratación de la suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas pudiera llegar a  tener una duración superior al año ya que, a nuestro juicio, la remisión de la DA 9.1 LCSP a los contratos menores no lo es para el conjunto de su regulación, sino solo o fundamentalmente para la normalización de las actuaciones relativas a la preparación y adjudicación de los contratos (libro Segundo,) pero no para un aspecto diferente como es la duración. No obstante, cuando esta actividad sea recurrente en el tiempo, parece necesario reconducir estos expedientes a los procedimientos de licitación públicos generales.

^[5] Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación (OIReScon), órgano colegiado creado con la finalidad de velar por la correcta aplicación de la legislación y, en particular, promover la concurrencia y combatir las ilegalidades, en relación con la contratación pública.

^[6] Se recomienda en estos casos aportar también 3 solicitudes de ofertas/presupuestos en los casos que sea posible.