NORMATIVA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS “UNIA INTERNATIONAL WORKSHOPS”

(Aprobado por Acuerdo 36/2022, del Consejo de Gobierno de la Universidad Internacional de Andalucía, de 6 de abril de 2022).

Una de las actividades esenciales de apoyo a la investigación por parte de la Universidad Internacional de Andalucía es la promoción de encuentros internacionales de investigadores en algunos campos seleccionados. Estos workshops tienen una doble finalidad. Como objetivo general, la promoción del conocimiento en los campos que la UNIA considera prioritarios. Como objetivo específico, facilitar la comunicación de los grupos investigadores andaluces en estos campos con sus colegas de otros países. Siempre bajo la premisa de la excelencia académica como elemento característico.

En la actualidad hay tres series de workshops internacionales, en los campos de Biomedicina, Medioambiente y Patrimonio. Desde la creación del Centro Especializado de Apoyo a la Investigación (CEAI), estas reuniones científicas se organizan en el seno de este Centro. Estos workshops se realizan con periodicidad anual (aunque pueda haber en algunos casos varios encuentros al año) y tienen vocación de regularidad y permanencia. Sin excluir que se puedan crear en el futuro nuevas series de workshops internacionales, las siguientes pautas tratan de coordinar las acciones de los ya existentes y armonizar su organización. Se refieren a tres aspectos fundamentales del diseño, la organización y la realización de estos encuentros científicos: (1) La estructura organizativa; (2) La coordinación de las convocatorias; y (3) La elaboración de las propuestas

I.         Sobre la estructura organizativa

La UNIA tiene definidos por el momento tres campos de actuación para estos “international workshops”: Biomedicina, Medioambiente y Patrimonio. La incorporación de nuevos ámbitos deberá ser aprobada por el Consejo de Gobierno, previo informe favorable de la Comisión de Investigación.

Cada una de estas series de workshops tendrá asociada una dotación presupuestaria específica que le permita cubrir buena parte de los costes de realización de los encuentros, junto con posibles aportaciones de otros patrocinadores.

Cada serie de workshops contará con un Consejo Asesor, compuesto por un mínimo de tres y un máximo de cinco científicos de reconocido prestigio y experiencia internacional, que tendrán bajo su responsabilidad los aspectos académicos de estos encuentros (selección de propuestas y supervisión del diseño y realización). Los miembros del Consejo Asesor son nombrados por el Rector, oída la Comisión de Investigación, por un periodo de dos años, renovables. Se recomienda que cada Consejo Asesor cuente con un Coordinador Académico que sirva de puente entre el Consejo, la dirección del CEAI y la persona responsable de coordinar la organización de los workshops.

Los aspectos organizativos de estos encuentros científicos estarán pilotados por un Coordinador o Coordinadora nombrado por el CEAI. La misión de estos coordinadores es la de garantizar la implementación adecuada de estos encuentros en todos sus aspectos organizativos, sirviendo de enlace entre los organizadores, los ponentes invitados, el Consejo Asesor y la dirección del CEAI.

Con carácter general los workshops internacionales que se realicen cada año serán seleccionados competitivamente entre las propuestas recibidas a las correspondientes convocatorias. En este sentido será responsabilidad del Consejo Asesor:

(a)     Promover la convocatoria entre los grupos de investigación para la presentación de propuestas.

(b)     Analizar y evaluar las propuestas recibidas dentro del plazo convenido.

(c)      Seleccionar las propuestas a desarrollar, preferiblemente en una reunión presencial en alguna de las sedes de la UNIA.

El Consejo Asesor tendrá total autonomía y libertad absoluta para seleccionar las propuestas que considere oportunas, siempre que cumplan las condiciones establecidas; en particular el presupuesto disponible y el número máximo de workshops que podrán ser aprobados en cada periodo (aspectos que serán decidido por el CEAI en función de criterios de calidad y económicos). La convocatoria podrá ser declarada desierta si las propuestas no alcanzan los niveles de excelencia requeridos por el Consejo Asesor.

Excepcionalmente cabe la posibilidad de que le propio Consejo Asesor haga una propuesta no competitiva de realización de un workshop internacional cuando se den circunstancias especiales (v.g. inicio de una nueva serie de workshops o decaimiento de alguno de los programados).

Los miembros del Consejo Asesor serán renovados periódicamente, aproximadamente “por mitades”, de modo que en cada nuevo Consejo haya una parte del anterior para preservar la continuidad de las acciones. La convención es que cada miembro del Consejo actúe al menos por dos periodos (cuatro años), una vez que el proceso de renovación quede establecido. Estos periodos de permanencia podrán ser modificados sólo bajo circunstancias especiales que así lo aconsejen.

II.       Coordinación de las convocatorias para organizar los workshops internacionales

La labor de los Coordinadores de organización de los workshops resulta fundamental para el desarrollo de los mismos. Entre las acciones a realizar por parte de los Coordinadores destacan:

-        Lanzamiento de las convocatorias anuales en tiempo y forma, incluyendo su remisión previa a la Comisión de Investigación y su publicación en el Bounia, una vez aprobadas por el Consejo de Gobierno. Estas convocatorias deberán contar con suficiente antelación con respecto a la fecha límite de presentación de propuestas (en torno a tres meses), para dar tiempo a los grupos interesados a elaborar sus propuestas.

-        Asegurar la difusión y publicidad de la convocatoria de cada año, principalmente por correo electrónico dirigido a los grupos de interés. En esta labor contarán con el apoyo del Consejo Asesor.

-        Recibir y registrar las propuestas presentadas para organizar workshops dentro del plazo establecido, y remitirlas a los miembros del Consejo Asesor inmediatamente después del cierre de la convocatoria.

-        Gestionar la reunión del Consejo Asesor, en alguna de los campus de la UNIA, que será convocada formalmente por la dirección del CEAI, con objeto de proceder a la selección de las propuestas para organizar workshops durante año siguiente. En este sentido conviene asegurar que el tiempo que transcurre desde la aprobación de una propuesta hasta su realización sea suficiente para poder llevar a cabo las tareas de organización con garantías (como norma general, no debiera ser inferior a 6 meses).

III.     Sobre la elaboración de propuestas para organizar workshops

Las propuestas serán realizadas por profesores o investigadores de amplia experiencia y reconocido prestigio en el campo correspondiente. Considerando este criterio de especialización, las propuestas deberán ser presentadas por Doctores vinculados a alguna universidad o centro de investigación nacional o extranjero.

Las normas básicas del desarrollo de estos encuentros internacionales son:

-        Duración aproximada de tres días.

-        La lengua de trabajo será el inglés.

-        Los organizadores de los encuentros serán como máximo tres.

-        El número de ponentes no excederá los 15 (incluyendo a los organizadores). Estos ponentes deberán ser investigadores de relevancia internacional en su campo.

-        La organización (el CEAI y las entidades patrocinadoras, en su caso) se hará cargo de todos los gastos de desplazamiento y estancia de los ponentes invitados. No habrá remuneración por participar en las sesiones, sea como ponente, organizador o asistente.

-        Los workshops están concebidos para unos 50 participantes, incluyendo ponentes, organizadores y asistentes.

-        Los participantes deben tener relación con el tema del workshop y pueden tener cualquier categoría académica o profesional (doctorandos, post-docs, jefes de grupo, profesores, investigadores, etc.).

-        Los participantes también podrán contribuir de forma activa al encuentro, presentando sus resultados de investigación en forma de póster si así se considera en la propuesta. Algunos de ellos podrían ser seleccionados por los organizadores para una presentación oral (charla corta).

Aspectos que se considerarán favorablemente en la valoración de las propuestas, (aun sin ser requisitos para las solicitudes):

-        Variedad en la procedencia de los ponentes invitados.

-        Existencia de contactos firmes de los organizadores con los ponentes invitados, y disponibilidad y clara voluntad de éstos para participar en el workshop.

-        Compromiso por parte de los organizadores de escribir un informe o resumen del encuentro.

-        Incluir una referencia al workshop de los trabajos presentados que luego se publiquen en revistas científicas.

-        Vinculación del workshop con temáticas que sean objeto de investigación en Andalucía por parte de algún grupo investigador.

-      Patrocinio de alguna institución pública o privada que contribuya económicamente a cubrir en parte los gastos del workshop. Este compromiso de patrocinio debe resultar avalado convenientemente, para que pueda ser considerado como circunstancia positiva en la evaluación de las propuestas.

Redacción de una propuesta para organizar un workshop

Las propuestas estarán redactadas en inglés y deberán incluir:

-        Título del encuentro

-        Curriculum vitae resumido de los organizadores (3 páginas por persona)

-        Descripción del tema del encuentro (3 páginas)

-        Justificación de su interés (2 páginas)

-        Lista motivada de posibles ponentes

-        Programa provisional del encuentro

-        Instituciones patrocinadoras

Estas normas generales no excluyen la aplicación de otras que puedan ser específicas para algún programa determinado de workshops.